sábado, 1 de março de 2014

Atas, O que é? Para que serve? Quem faz? Como fazer & dicas

autor: Samuel da Silva de Mello

O QUE É

A Ata é uma transcrição oficial de uma reunião (funciona como um resumo fiel e claro das ocorrências e/ou atos que aconteceram em uma reunião/ação/assembleia). Nela é possível saber todos os dados relativos a uma reunião. Normalmente é lavrada pelo secretário(a) da sociedade e consta com a data, horário, local, número e nome dos presentes, a ordem do dia, as aprovações e deliberações tomadas durante a reunião. Ela é um documento que prova a realização da reunião e tudo o que aconteceu. Ao ler uma ata é possível saber exatamente o que aconteceu minuciosamente durante o transcorrer da reunião e é possível encontrar o que cada integrante da reunião ficou encarregado em executar. Além disso é um registro histórico fidedigno que nos permite as gerações futuras contar a história da maneira como ocorreu e tirar dúvidas sobre procedimentos e processos. Sua importância está na preservação da ordem dos acontecimentos e na manutenção viva do passado da instituição. Deve ser lavrada em livro oficial da instituição, denominado LIVRO DE ATAS. E não se esqueça ela tem que ser assinada por quem a lavrou (redigiu) e pelo presidente. Se possível coloca todo mundo que estava na reunião para assinar (ganha mais veracidade e legalidade além de preservar as assinaturas na história da sociedade). Outra dica importante é que a Ata não deve conter  conter rasuras ou ser utilizado líquidos corretivos

 

QUEM A FAZ

A ata é redigida pelo secretário(a) da sociedade ou por um secretário designado exclusivamente para este fim (Ad hoc, do,latim. Significa para o caso, eventual, para este fim, para isso).

 

 

LIVRO DE ATAS (sua importância)

O livro de Atas é onde será possível registrar todas as reuniões que ocorreram na sociedade. Sua importância é histórica e organizacional. Histórica porque podemos, no decorrer dos anos, verificar datas, presenças e atos com minuciosa precisão e veracidade. Já a importância organizacional dá-se por ser um instrumento onde estão registradas todas as atas evitando-se que se perca no tempo, seja destruída ou consumida e, principalmente, seja um "local" onde se é possível verificar, com clareza, as decisões tomadas.

 

Todas as atas deverão estar registradas no livro de atas da sociedade.

 

Este livro terá um termo de abertura e um termo de encerramento, que deverá estar presente na primeira e última página, respectivamente. Os termos são, no caso das nossas mocidades, feitos pelo secretário(a) e assinados pelo presidente em exercício. A regra em questão aplica-se para os livros da Sociedade local, Federação, Confederação Sinodal e Confederação Nacional. Em outras situação o termo de abertura é feito quando se inicia o livro e o de encerramento quando este está totalmente preenchido e pronto para arquivamento.

 

O presidente deverá rubricar todas as páginas, uma a uma, para atestar que nenhuma folha está faltando. A numeração das páginas deverá seguir uma sequencia numérica (normalmente numeradas tipograficamente de um (1) a 50 (cinquenta); um (1) a cem (100) ou outras variação que forrem julgadas necessárias). É importante verificar a assinatura do presidente em exercício em todas as páginas e que o número de páginas seja o mesmo lavrado no termo de abertura e encerramento.

 

Por determinação, presente em nosso Manual Unificado das Sociedade Internas (M.U.S.I.), o termo de abertura e de encerramento devem ser feitos simultaneamente, devem ter seu tamanho padronizado em 22 cm x 32 cm, ser de bom papel, encadernados com capa dura e etiquetados. A etiqueta deve conter todos os dados que sejam possível distinguir o livro em questão dos demais existentes. O mesmo deve ser marginados em ambos os lados com 3 cm, pautados e numerados tipograficamente em cada folha. Lembre-se, sempre, de verificar, no ato da compra, a numeração.

 

Caso seja necessário (e havendo uma justa razão) o livro de atas poderá ser cancelado. Para tanto é necessário que a motivação do cancelamento esteja lavrada na última ata do livro. O livro atual será arquivado e será iniciado um novo livro. É importante que se atente à numeração dos livros para facilitar sua continuidade e consulta. Deverá ser feito um termo de cancelamento na última página até então utilizada. Nesse termo deverá constar a motivação que obrigou ao cancelamento e não utilização das demais folhas. As demais folhas em branco, após se lavrar o termo de cancelamento deverão  ser riscadas por um único risco que deverá ocupar toda a página e será feito em sentido diagonal da parte direita para baixo até chegar à parte esquerda da folha.

 

São motivos para o cancelamento do livro:

- Rasura;

- Páginas rasgadas;

- Furos nas páginas;

- Folhas manchadas;

- Folhas arrancadas;

- Numeração defeituoso e com brechas;

- Escritos nas entrelinhas das folhas a serem preenchidas;

- Escritos nas páginas a serem preenchidas e que deveriam estar em branco;

- Reaparecimento de livro (que encontrava-se desaparecido) após o início e utilização de um novo livro.

Após o arquivamento do livro, o Presidente que estiver em exercício fará os Termos de Abertura e de Encerramento no livro novo e dará continuidade.

 

 

EXEMPLO DE TERMO DE ABERTURA          -         EXEMPLO DE TERMO DE ENCERRAMENTO

 

 

 

FAZENDO A ATA...

Podemos dizer que uma ata completa é composta por seis (6) partes essenciais. São elas:

 

  1. Abertura


     

    A abertura na ata é feita com a indicação por extenso do dia, mês, ano, horário da reunião, descrição do local em que está sendo realizada a reunião (com o endereço completo - exemplo sala do conselho, da igreja presbiteriana de Copacabana, sito à Rua Paula Freitas, 69) e a finalidade da mesma.

    EXEMPLO 1 (o negrito abaixo serve apenas para localizar os itens acima descritos):

    "Ata da reunião ordinária da Diretoria Executiva da Federação de Mocidade do Presbitério do Rio de Janeiro realizada aos cinco dias do mês de fevereiro de dois mil e onze, às dezenove (19) horas, na sala do Conselho da Igreja Presbiteriana de Copacabana, sito à Rua Paula Freitas, número sessenta e nove (69), no bairro de Copacabana, na cidade do Rio de Janeiro/RJ para deliberar sobre os preparativos para o Congresso da Federação de Mocidade do Presbitério do Rio de Janeiro, a realizar-se no dia dezenove de fevereiro de dois mil e onze, , das quatorze (14) às dezenove (19) horas, na sala Álvaro Reis, da Igreja Presbiteriana do Rio de Janeiro, sito Rua Silva Jardim, número vinte e três (23), no bairro do Centro da Cidade do Rio de Janeiro/RJ"

     

    EXEMPLO 2 (o negrito abaixo serve apenas para localizar os itens acima descritos):

    "Aos cinco dias do mês de fevereiro do ano de dois mil e onze, às dezenove (19) horas, reuniu-se a Diretoria Executiva da Federação de Mocidade do Presbitério do Rio de Janeiro, em reunião ordinária, realizada na sala do Conselho da Igreja Presbiteriana de Copacabana, sito à Rua Paula Freitas, número sessenta e nove (69), no bairro de Copacabana, na cidade do Rio de Janeiro/RJ, para deliberar sobre os preparativos para o Congresso da Federação de Mocidade do Presbitério do Rio de Janeiro, a realizar-se no dia dezenove de fevereiro de dois mil e onze, das quatorze (14) às dezenove (19) horas, na sala Álvaro Reis, da Igreja Presbiteriana do Rio de Janeiro, sito Rua Silva Jardim, número vinte e três (23), no bairro do Centro da Cidade do Rio de Janeiro/RJ"

     

     

  2. Verificação do quorum e composição da mesa diretora


     

    É praxe, em nossa organização, iniciar o processo de composição da mesa diretora a fim de constrar em ata a presença do quórum e legalidade da reunião. Deve-se anotar os nomes dos presentes seguindo a ordem de acordo com o cargo ocupado. Os títulos devem estar bem claros e acompanham o nome no momento de registro em ata. (Rev. André Mello, Diácono Nelson de Paula, etc). Deve-se optar pelo nome completo da pessoa. (ex. Rev. André Luis da Silva de Mello). Uma grande dica para não deixar a ata longa demais está na utilização dos nomes. Os nomes mencionados na ata deverão sempre constar completos na primeira vez em que são citados, no decorrer da ata pode-se optar pela utilização apenas o nome próprio, ou uma redução que permita identificação de quem estiver sendo citado.

    Aqui deve-se atentar para um cuidado especial. Se tiverem dois Marcos, ou André (ou seja um nome que se repita) deve-se utilizar o nome e o sobrenome para melhor identificação. Imagine a cena. Há três André na sala. O Luis André, conhecido como André, o André da Silva e o André Mello. No meio dos debates o secretário opta por anotar somente o primeiro nome. A o André é designado para efetuar uma ação. O secretario anota somente o primeiro nome, André. Qual André foi designado?

     

     

     

  3. Oração e leitura da Palavra


     

    Sempre colocamos quem fez a oração e a palavra que foi lida. Normalmente a oração é feita pelo presidente ou secretário de mocidade (em nosso caso, o secretário presbiterial), mas pode ser feita por qualquer pessoa a pedido o presidente. O mesmo aplica-se para a leitura da Palavra. Normalmente como cabe ao presidente a direção da mesa ele é quem indica a pessoa que fará a oração e trará a palavra. Por costume cabe ao Secretário Presbiterial a leitura da Palavra, mas, para incentivar o estudo, pode-se solicitar que um membro da diretoria esteja fazendo essa ação. Não é preciso anotar na ata que o Secretário Presbiterial estava presente mas quem fez a leitura foi outra pessoa. Apenas anote o nome de quem fez a leitura e o trecho. SE a pessoa fizer um resumo anote a essência (o moral da história).

    EXEMPLO 3 - o negrito abaixo serve apenas para localizar os itens acima descritos:

    "Aos cinco dias do mês de fevereiro do ano de dois mil e onze, às dezenove (19) horas, reuniu-se a Diretoria Executiva da Federação de Mocidade do Presbitério do Rio de Janeiro, em reunião ordinária, realizada na sala do Conselho da Igreja Presbiteriana de Copacabana, sito à Rua Paula Freitas, número sessenta e nove (69), no bairro de Copacabana, na cidade do Rio de Janeiro/RJ, para deliberar sobre os preparativos para o Congresso da Federação de Mocidade do Presbitério do Rio de Janeiro, a realizar-se no dia dezenove de fevereiro de dois mil e onze, das quatorze (14) às dezenove (19) horas, na sala Álvaro Reis, da Igreja Presbiteriana do Rio de Janeiro, sito Rua Silva Jardim, número vinte e três (23), no bairro do Centro da Cidade do Rio de Janeiro/RJ". Estavam presentes à reunião Victor Müller da Silva, presidente da Federação de Mocidade, presidente da mocidade local e membro da Igreja Presbiteriana de Vila Isabel; Joaber Salles, Vice-presidente, presidente da mocidade local e membro da Igreja Presbiteriana de Botafogo, Diácono Nelson de Paula, Secretário - Executivo e membro da Igreja Presbiteriana do Rio de janeiro); Paula Fernanda Sahium, primeira Secretária e membro da igreja Presbiteriana da Gávea; Daniel Santos de Souza, segundo secretário e membro da Igreja Presbiteriana de Copacabana; Stella Nascimento, Tesoureira, membro da Igreja Presbiteriana de Botafogo; Rev. André Luis da Silva de Mello, Secretário Presbiteriana dos Trabalhos com a Mocidade do Presbitério do Rio de janeiro e pastor da Igreja Presbiteriana de Copacabana e Samuel da Silva de Mello, Secretário de Comunicação, Publicidade, Propaganda & Marketing e membro da Igreja Presbiteriana de Copacabana. Havendo quórum o presidente da mesa, Victor Müller da Silva, presidente da federação de Mocidade do Presbitério do Rio de Janeiro, declarou o início dos trabalhos convocando os presentes para um breve momento de reflexão da Palavra, lendo o versículo “... porque não oferecei ao Senhor, meu Deus, holocaustos que não me custem nada”- 2 Samuel 24. 24. Após uma breve reflexão sobre o versículo o presidente fez a oração inicial de abertura dos trabalhos e passando ao processo de leitura e  aprovação da ata anterior.

     

     

  4. Aprovação da ata anterior


     

    Dá-se então a leitura da ata anterior para sua discussão e aprovação. A importância de se ler a ata anterior é lembrar o que aconteceu, quem ficou encarregado e todo os detalhes relativos, debatidos, discutidos e aprovados na reunião anterior. A leitura a ata anterior é obrigatória. Assim como a citação, na ata, de que fora efetuada a leitura da ata anterior.

    Sobre correções nas atas. Após a leitura da ata é necessário propor a aprovação ou correção. Caso seja necessária alguma correção esta será anotada e descrita na ata em questão contendo o motivo de correção. Trocando em miúdos (para ficar o mais claro possível) a correção deve ser anotada ao final da ata a que se refere. Caso erre escreva "digo ou leia-se".

     

    EXEMPLO 4 -O uso do digo:

    "Ata da reunião ordinária da Diretoria Executiva da Federação de Mocidade do Presbitério do Rio de Janeiro realizada aos cinco dias do mês de fevereiro de dois mil e onze, na sala do Conselho da Igreja Presbiteriana de Copacabana, sito à Rua Paula Freitas, 69, no bairro de Vila Isabel, digo, no bairro de Copacabana, na cidade do Rio de Janeiro/RJ."
     

    EXEMPLO 5 - do uso do leia-se:

    "Ressalva: onde se lê estavam presentes cento e vinte sócios, leia-se estavam presentes cento e quinze sócios."
     

    ATENÇÃO:

    É importante ressaltar que na ata não deve haver nunca rasuras, riscos e nem a utilização de líquidos corretivos.

     

    Sobre os proponentes. Os autores divergem sobre a necessidade de se colocar o nome de todos os proponentes nas atas. Ou seja, fique à vontade para colocar ou não o nome das pessoas que propõem cada ação. Lembre-se que o importante é que a ata tenha as decisões.

    Aprovada a ata passa-se para o passo seguinte.

     

     

     

  5. Desenvolvimento


     

    Para o desenvolvimento o secretário deve ficar atento a todas os debates, votações e decisões para que façam parte da ata.

    Normalmente, em nosso meio, esse processo inicia-se pela apresentação, pelo presidente da mesa, da pauta do dia, submetendo-a a aprovação e inserção de pontos. Como a ata anterior já fora lida os pontos que ficaram por ser deliberados estarão presentes na pauta do dia e caso não podem ser incluído.

     

    Decide-se então pela fixação de um teto básico e um teto máximo para que os trabalhos sejam executados satisfatoriamente naquele dia. Este teto é o horário máximo que um evento ou reunião deverá durar. Serve como medidor do tempo mínimo que deve-se empregar para cada debate/deliberação.

     

    Iniciam-se os debates e votações.

    Existem autores que defendem e adotam que a ata deva ser minuciosa contendo todos os detalhes, debates, proponentes, discussões. Eu gosto mais da linha de autores que defendem que a ata é um resumo do que ocorreu, pois, meus anos de experiência no assunto mostraram-me ser humanamente impossível uma ata totalmente detalhada onde cada palavra, proposta, defesas tenham anotados seus defensores, proponentes e a temática de cada debate. Ousando emitir opinião defendo que a ata deva ter a essência da reunião, as deliberações, as determinações. Mas, cada pessoa deve encontrar , dentro do padrão estabelecido, um que seja aceitável, histórico, fiel e que não fique maçante.

     

    Oração final.

    Deve constas o nome que quem orou e quem determinou.

     

    EXEMPLO 6:

    Após a deliberação dos assuntos acima listados o presidente da mesa solicitou que a integrante Stella estivesse orando pelos trabalhos.

     

     

  6. Fechamento


     

    Após as deliberações iniciam-se os procedimentos de término da reunião.

     

    Como anotar esta parte final?

     

    Neste final é necessário que conste na ata:

     

    1 - que os assuntos acabaram;

    "Nada Mais havendo a tratar"; "Não havendo mais assuntos a serem tratados"; "Terminadas as deliberações e nada mais havendo a tratar" e congêneres..

     

    2 - o nome do secretário que lavrou a ata;

    "eu, Paula Sahium (nome do secretária que está lavrando a ata), lavro a presente ata"

     

    3 - o fato de ter sido lida e aprovada;

    "que após lida e aprovada"

     

    4 - o nome de quem mais vai assinar a ata;

    "vai por mim assinada e pelo presidente da mesa, Vitor Müller da Silva"

     

    5 - local e data de sua transcrição.

    "Rio de janeiro, 05 de fevereiro de 2011."


    Enfim... O fechamento de uma ata não muda e segue o mesmo padrão. Mas (Atenção!) ele só ocorre após todos os assuntos terem sido narrados.

    EXEMPLO 7: O FECHAMENTO

    "Nada Mais havendo a tratar, eu, Paula Sahium (nome do secretária que está lavrando a ata), lavro a presente ata, que após lida e aprovada, vai por mim assinada e pelo presidente da mesa, Vitor Müller da Silva. Rio de janeiro, 05 de fevereiro de 2011".

     

     

     

+ ALGUMAS DICAS IMPORTANTES

Enfim... Chegamos ao final.

 

Você agora já sabe fazer uma ata, não é?

 

Pelo menos espero que sim....

 

Este espaço agora é para você ter uns "pulos do gato" que aprendi que algumas pessoas muito feras e que passo aqui para você. São dicas do que não fazer e o que te espera por este novo universo que é o de fazer atas. Eu chamei de as 21 regras de ouro.

 

Vamos lá:

 

1 - Não se deixa espaço em branco em nenhum lugar da ata. Isso é para que não aconteçam acréscimos posteriores e que resultem na infidelidade da sua ata. O restante do espaço deve ser preenchido com um traço;

 

2 - Lembre-se que a ata só tem um parágrafo. O inicial. E que este parágrafo não tem espaço inicial, nem recuo algum. É iniciado na extremidade da margem da página. Lembre-se que o texto é escrito contínuo, sem parágrafos ou listas de itens. É um texto que deve ser percebido como se o texto inteiro fosse um único e longo parágrafo;

 

3 - Se for optar em iniciar a próxima ata na folha seguinte, risque cada linha restante que está vazia com um traço. O ideal é que o espaço entre as atas seja o suficiente para somente para as assinaturas;

 

4 - Pegue as assinaturas assim que terminar a reunião ou faça desse momento um momento simbólico antes de fechar a reunião. Deixar para a assinatura depois pode resultar em problema. Conheço um caso de um presidente que morreu e não assinou a ata;

 

5 - O números são sempre escritos por extenso. Isso não impede a utilização dos mesmos, de forma que os repitam, em algarismos. Ex. número um (1). É importante que o número sempre esteja escrito por extenso. Já vi muito sete (7) escrito se parecer com um (1); três (3), com oito (8); cinco (5), com a letra "S".;

 

6 - As atas são sempre escritas no tempo verbal presente. É um resumo do que está acontecendo naquele momento;

 

7 - Uso somente o digo como ressalva se, no decorrer da redação da ata, acontecer algum erro. Se o Erro foi percebido somente após o término da redação e ficar impossível a utilização da partícula digo, faça a ressalva utilizando "em tempo";

 

8 - Se tiver muitos erros, pelo amor de Deus, não dê uma de o Incrível Hulk, Não arranque a página, nem destrua o livro. Bola pra frente. Erros são comuns e sempre podem ser redigidos;

 

9 - Se deseja participar dos debates de forma expressiva peça licença da função e passe para outro enquanto você debate. A mesma regra vala para caso você não esteja a fim de fazer a ata. NÃO FAÇA A ATA POR FAZER. Não a faça somente por que está no cargo;

 

10 - Mesmo que a reunião não tenha quórum deve-se lavrar a ata mesmo assim, para que esse fato seja registrado. Atenção. Nesse caso específico ele é único fato que deverá constar na ata. Mas, tenha bom sendo. Não é só escrever não teve quórum. Faça a abertura padrão, proceda até o momento do quórum, verifique o motivo que ocasionou a falta de quórum e lavre a ata;

 

11- Siga um padrão. Exemplo: Nomes com letras maiúsculas;

 

12 - Procure dar uma lida nas atas dos secretários anteriores para ver o que foi usado como padrão e se acostumar com os termos e linguagem utilizados;

 

13 - Somente use siglas se anteriormente tiver definido e elucidado o nome a qual fazem referência. Exemplo: se você já escreveu no início da ata "Federação de Mocidade do Presbitério do Rio de Janeiro cuja sigla é FeUMP/PRJN" não precisa repetir isso a toda hora na ata e nem precisa escrever Federação de Mocidade do Presbitério do Rio de Janeiro. Como a sigla já foi definida você pode optar pela utilização somente de FeUMP ou Federação. A ata fica mais dinâmica e não perde o sentido;

 

14 - Verifique qual padrão é utilizado nas atas eletrônicas. Existe muita divergência quanto à utilização de destaques em negrito. Veja qual padrão que você adotam na sua sociedade;

 

15 - Anote as ausências da mesa durante os pleitos, mas lembre-se que para sair de um plenário é necessária a aprovação dos votantes. Não saia anotando só porque alguém resolveu dizer que vai sair. Os votantes podem não concordar e você terá que utilizar uma ressalva para desfazer a anotação. Espere os procedimentos acontecerem antes de colocá-los em ata;

 

16 - Não esqueça que terminamos nossa reuniões com uma oração e a aclamação do moto. Se quiser você pode citar isso, mas não precisa transcrever nem o moto nem a oração. Somente fazemos menção, se desejar, que foi dito o moto da mocidade e feita uma oração. Se for o Pai Nosso, é só dizer isso, "feita, em conjunto, a oração do Pai nosso";

 

17 - Não esqueça que a ata não tem outro parágrafo. Não coloque as decisões/comissões em marcadores;

 

18 - Todos os verbos que descrevem ações devem ser usados no pretérito perfeito do indicativo (disse, declarou, decidiu…);

 

19 - Abuse da modernidade. Se for possível grave a reunião;

 

20 - REGRA DE OURO: Faça a ata tão cedo possível. Quanto mais cedo, mais útil e detalhada ela será. E você terá menos chances de esquecer o que aconteceu na reunião;

 

21 - Lembre-se que trata-se de um documento legal e formal. Cuidado com a letra. Um grande dica para nunca ser secretário de atas escritas é ter uma letra horrível ou ter estudado medicina (não pude me conter...). A Ata tem que ser o mais legível possível.

 

0 comentários: